OTIF-МОДЕЛЬ УПРАВЛЕНИЯ ДЕБИТОРСКОЙ ЗАДОЛЖЕННОСТЬЮ В СФЕРЕ ЖКХ

• Сбор и взыскание долгов в сфере ЖКХ, как и в любой другой сфере с большим количеством потребителей - серьезная головная боль - обращайтесь к нам за финансовой моделью контроля дебиторской задолженности;
• бизнес-направление: управление жилой недвижимостью, сбор и взыскание долгов ЖКХ;
• бизнес-процесс: регламент сбора просроченной дебиторской задолженности;
• статусы ликвидности и сроки просрочки дебиторки;
• статусы действия и OTIF-контроль исполнения действий;
• статусы оплаты;
• отчет о структуре дебиторской задолженности;
• показатель эффективности бизнес-процесса сбора дебиторской задолженности;
• мотивация менеджеров управляющей компании;
• возможность применения к другим подобным бизнес-процессам.

ИНСТРУКЦИЯ

Модель контроля за сбором дебиторки

Управление жилой недвижимостью, ЖКХ

Адреса объектов управления, которые в нашем случае являются адресами жилых домов, состоящими из названия улицы и номера дома, задаются во вкладке адреса

В нашем примере рассматриваются семь домов в управлении с общим количеством квартир 458, смотри лист адреса. Каждой квартире в соответствие обычно ставится номер лицевого счета и ФИО собственника. Красная звездочка означает, что в соседней справа ячейке пользователь может вручную вносить (менять) название того или иного атрибута

Количество атрибутов, которые ставят в соответствие квартире может быть сколь угодно большим – это могут быть площади квартир, мобильные номера телефонов жильцов (собственников), реквизиты свидетельств на собственность, паспортные данные и т.п. Также необходимо учитывать, что при продаже квартиры, новому собственнику присваивается новый лицевой счет

Далее справа от вкладки адреса можно увидеть 15-ть вкладок, названия каждой из которых соответствуют 12-ти месяцам с января по декабрь 2016-того года и трем первым месяцам 2017-того. Структура всех этих вкладок одинакова и представляет собой выгрузки фактических данных из информационной учетной системы компании. Точнее это пример выгрузок, которые позволяет делать одна из программ, представленных на рынке программного обеспечения для нужд управленческого учета операций начисления и оплат в сфере управления жилыми домами

Последовательность месяцев здесь выбрана для примера, естественно пользователь может использовать любую свою разбивку на периоды, например, поквартальную разбивку, а также текущий год и текущий месяц, путем несложных доработок представленного EXCEL-файла либо своими силами, либо обратившись к нам

Каждая вкладка с ежемесячной выгрузкой данных имеет одну и туже структуру. Строки соответствуют уникальным номерам лицевых счетов собственников помещений, причем не может быть двух строк с одним и тем же номером лицевого счета. Столбцы же разделяются на три блока: атрибуты лицевого счета (первые четыре столбца), информация из учетной системы о начислениях и оплатах (столбцы с E по X), а также третий блок столбцов – это различная аналитика (выделено красным шрифтом)

Для текущего месяца, в нашем случае для марта 2017г., используется еще один, пожалуй, важнейший для процесса управления сбором просроченной дебиторской задолженности блок столбцов, характеризующий время попадания квартиры в тот или иной статус действия, т.е. это столбцы в которых проставляются/выгружаются даты присвоения статусов, прописанных в регламенте

В листе статусы сосредоточено ядро функционала нашей финмодели управления дебиторской задолженностью. Здесь автоматически с использованием информации из 15ти вкладок с ежемесячными выгрузками данных производятся расчеты задолженностей для каждой квартиры, рассчитываются сроки просрочки дебиторки, присваиваются статусы ликвидности и оплаты

Теперь переходим к описанию пяти вкладок с отчетами о текущем состоянии дебиторской задолженности. Основной общий отчет о структуре задолженности собственников жилых помещений находится во вкладке структура_ДЗ и представляет собою два отчетных блока: в строках 15-28 отражена дебиторская задолженность и ее структура на начало текущего/отчетного периода (месяца); в строках 31-63 отражена динамика погашения дебиторки в течение текущего/отчетного периода (месяца)

Структурирование долгов происходит в отчете по срокам просрочки – по горизонтали, по величине задолженностей для каждой квартиры – по вертикали, а также слева напротив каждой суммы дебиторской задолженности в данном отчете приводится то количество квартир, на которых сформировался указанный долг

Помимо аналогичной структурированности, оплаты за отчетный месяц еще дополнительно детализируются по статусам оплат

Во вкладках ДЗ_1мес, ДЗ_2мес и ДЗ_3мес представлены динамические отчеты об эффективности исполнения регламента сбора просроченной дебиторской задолженности в разрезе квартир, по которым соответственно на начало периода (в нашем случае марта 2017г.) срок просрочки долгов составляет от 1-ого до 2-ух месяцев, от 2-ух до 3-ех и от 3-ех и более месяцев. Динамичность в данном случае означает ровно то, что каждый день снимая из информационной системы данные об оплатах за текущий период и пересчитывая наш EXCEL-файл, пользователь получает отчет, характеризующий текущее состояние бизнес-процесса сбора дебиторки на начало отчетного месяца накопительным итогом

Каждая из трех указанных вкладок имеет одну и ту же структуру: семь столбцов с C по I представляют из себя детализацию дебиторской задолженности по квартирам или лицевым счетам (одна строка – один номер лицевого счета), а также по статусам, соответствующим рассматриваемым уровням сроков просрочки (см. регламент); в столбцах L, M и N представлена информация о суммах и статусах оплат; далее в остальных столбцах для всех статусов действия, каждый из которых относится к своей вкладке из трех рассматриваемых, производится распределение квартир на три зоны – на зеленую или зону исполнения регламента точно-в-срок, на желтую – на зону исполнения регламента в полном объеме и на красную зону или зону потери

Именно эти зоны являются, если так можно выразиться, изюминкой, предлагаемой нами системы управления и организации бизнес-процесса сбора просроченной дебиторской задолженности. Их суть состоит в следующем

Поскольку регламент определяет срок нахождения квартиры в каждом статусе действия, это означает, что цель управления бизнес-процессом состоит в том, чтобы максимально быстро вывести квартиру из соответствующего негативного статуса. Причем если квартира задержалась в том или ином негативном статусе более положенного регламентом срока, то это автоматически должно означать, что соответствующие сотрудники (подразделения) компании, ответственные за данный статус действия, не выполняют добросовестно свои обязанности или, как минимум, не сообщили своевременно руководству о том, что не успевают отработать данную квартиру согласно регламентных требований, что в общем-то для процессного подхода к управлению является неисполнением и должно жестко наказываться

Во вкладке OTIF_ДЗ производится расчет операционного и финансового показателей эффективности OTIF, каким образом это происходит, можно посмотреть соответствующие формулы в нашем EXCEL-файле, предварительно ознакомившись с методологией расчета OTIF-показателей